Bokning av timavlönade ska alltid ske genom en beställning via Time Care pool. Timavlönad personal bokas först efter att möjlighet till andra lösningar såsom omfördelning av resurser, samplanering och resurstid undersökts. 

Verksamheten ska alltid använda Time Care pool för beställning och bokning av timlönade. Bokas tillgänglig vikarie direkt via telefon istället kan det innebära att den timavlönade blir dubbelbokad eller att tidsregler inte följs som de ska vilket kan bli både kostsamt och osäkert för verksamheten. Verksamheten bör ha kontinuerlig dialog med timavlönade om arbetstidsförläggningen så att de finns tillgängliga i Time Care pool den tid som verksamheten behöver. Om det inte finns en timavlönad tillgänglig från Time Care pool görs ett avslag på beställningen.

Kontaktat med tillgänglig timavlönad på telefon kan innebära att timvikarien blir dubbelbokad samt att det blir dyrare för verksamheten att ta in en timavlönad på övertid vilket kan ske när tidskontroll inte görs i systemet.