Ordföranden ansvarar för kallelsen och för att de ärenden som nämnden ska handlägga blir beredda. Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material. Detta för att de förtroendevalda i tid ska kunna sätta sig in i ärendet, men också för att allmänheten genom offentlighetsprincipen ska kunna följa den kommunala beslutsprocessen. Det ska också vara möjligt för framtiden att ta till sig underlag för beslut som fattas idag. Till nämndens sammanträden publiceras därför i förväg ett tjänstemannaförslag till beslut, i nödvändig utsträckning tillsammans med de handlingar som hör till ärendet. Vissa undantag kan ske om ärenden är mycket brådskande och handlingarna kan då komma att läggas fram först på sammanträdet.

Innan mötet kallas samtliga ledamöter och ersättare i nämnden genom att respektive sekreterare skickas ett e-post med information om att kallelse och handlingar finns publicerade i mötesappen  Meetings plus (Meetings+). Appen finns tillgänglig i de läsplattor ni har till låns under er tid som förtroendevalda. Ert ansvar för läsplattan regleras i det avtal ni skrev på när läsplattan hämtades ut. Innan mötet förväntas samtliga ledamöter (och ersättare i de fall dem ska tjänstgöra) läsa handlingarna.