Under hela arbetet med beredning, kallelse och sammanträde är det bra att ordförande och sekreterare har en tydlig uppfattning om vem som ansvarar för vad, vilket har nämnts under tidigare avsnitt i denna utbildning.

Innan sammanträdet bör det till exempel vara uppe för diskussion hur mycket stöd ordförande och presidiet vill ha under sammanträdet. En uppdelning kan vara att vice ordförande håller koll på vilka som begär ordet, talarlistan, och sekreterare stöttar upp med att fånga in förslag till beslut.