Till ordförandens skyldighet att leda sammanträde tillhör också att kontrollera närvaro. Det utförs oftast genom att det hålls ett upprop i början av sammanträdet, där sekreterare ropar upp och antecknar vilka som är närvarande.

Vem som ersätter när en ledamot inte är närvarande är olika för fullmäktige respektive styrelse och nämnder. För fullmäktige framgår vem som ska ersätta av länsstyrelsens sammanräkningsprotokoll. För nämnderna och styrelse finns en beslutad inkallelseordning som tas av fullmäktige vid varje ny mandatperiod.

En ledamot som kommer under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare har inträtt i dennes ställe. Ändring i tjänstgöringen sker inte under pågående handläggning av ett ärende, utan när ett ärende avslutats och innan nästa tas upp. Undantag från denna regel är heldagsfullmäktige som till exempel när fullmäktige behandlar budgeten. En ledamot som avbryter sin tjänstgöring under ett pågående sammanträde av annat skäl än jäv får inte återinträda (så kallad växeltjänstgöring).