När sammanträden med styrelse, nämnder och fullmäktige ska äga rum beslutas årsvis, vanligtvis på hösten inför ett nytt kalenderår. Det går sedan under vissa omständigheter att både kalla till extra sammanträde utöver de beslutade dagarna, och även att ställa in ett sammanträde.

Kallelsen får skickas elektroniskt, och meddelas vanligen via e-post. Själva kallelsen med uppgifter om sammanträdesdag, tid och plats bör följas av en föredragningslista, där samtliga ärenden som ska beslutas om listas. Det ska framgå om det bifogas handlingar i ett eller flera ärenden. I Alingsås publiceras samtliga kallelser på sammanträdesportalen.

Att kalla till fullmäktiges sammanträden är något mer formstyrt än vad som gäller styrelse och nämnd. Till exempel gäller att förutom kallelse till de förtroendevalda även att mötet ska tillkännages på kommunens anslagstavla. I Alingsås tillkännages även fullmäktiges sammanträden i de lokala tidningarna. Kommunallagen reglerar fullmäktiges kallelse i kapitel 5, §§ 13 – 15, den kan du läsa här.

Kallelsen ska meddelas till ledamöter och ersättare. Kallelsen ska även skickas till andra som har fått närvarorätt på sammanträdet, till exempel tjänstepersoner som ska lämna upplysningar.