Det är ordförandens roll och ansvar att kallelse går ut till rätt personer, med information om tid, plats och vilka ärenden som ska behandlas. Vad gäller ordförandens roll så är det dock vanligt att det rent praktiska arbetet utförs av en tjänsteperson på förvaltningen.

När förvaltningen är klar med beslutsunderlag och presidiet eller ordförande på något sätt har gått igenom ärendena sätter sekreterare ihop kallelsen. Det brukar delas upp så att kallelsen i sin helhet skickas till ordförande för ett okej innan den går ut till ledamöter, ersättare och andra som ska kallas. När kallelsen är godkänd är det vanligt att sekreteraren ansvarar för att skicka ut den till de som ska kallas.