Den första meningen i kommunens gemensamma reglemente för nämnder och styrelse gällande kallelse lyder ”Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.”. Att kallelsen skickas ut, med rätt innehåll och till rätt personer, är alltså ordförandens ansvar. Detsamma går att läsa om kommunfullmäktiges kallelse i kommunallagen, ordförande ska tillkännage tid och plats för varje sammanträde.

Det praktiska utförandet, att skicka kallelsen via e-post till rätt personer, står ofta tjänstepersoner för. Det är dock viktigt att veta att det är ordföranden som ansvarar för att utskicket görs.